Cách in 2 mặt trong Word và một số File có định dạng khác cực kỳ đơn giản

Nếu bạn muốn biết cách in 2 mặt tập tài liệu nào đó của mình trong Word, Excel mà loay hoay mãi không biết nên in như thế nào, hãy tham khảo ngay cách in 2 mặt dưới đây nhé.

In 2 mặt mang đến lợi ích gì?

Có nhiều người sẽ thắc mắc, vì sao cần phải in 2 mặt và việc làm này có thực sự cần thiết không. Câu trả lời là rất cần thiết, dưới đây là list lợi ích mà việc in 2 mặt có thể mang lại cho bạn.

In 2 mặt mang đến nhiều lợi ích cho người dùng
In 2 mặt mang đến nhiều lợi ích cho người dùng

In 2 mặt giúp bạn tiết kiệm giấy, tránh lãng phí nơi công sở. Thông thường, với những tài liệu cần tạo sự trang trọng cũng sự thuận lợi cho người theo dõi tài liệu, người ta mới sử dụng phương pháp in 1 mặt. Với phương pháp này, trong quá trình theo dõi tài liệu, bạn sẽ không cần phải lật úp mặt giấy lại để theo dõi nội dung ở mặt giấy kia nữa, chỉ cần giở sang trang mới là được. Tuy nhiên để tiết kiệm giấy và tránh sự lãng phí cho đơn vị, doanh nghiệp, bạn chỉ nên in 1 mặt trong trường hợp thực sự cần thiết.

Có lẽ đến đây bạn đã hiểu phần nào về lợi ích của việc in 2 mặt rồi đúng không nào. Lợi ích lớn nhất khi in 2 mặt, đó là tiết kiệm được giấy. Bởi nhu cầu sử dụng giấy A4 đối với các doanh nghiệp mà nói, nhất là những doanh nghiệp lớn thì cực kỳ cao. Chúng thường được sử dụng vào các mục đích như: in hợp đồng kinh doanh, hợp đồng lao động, in điều lệ công ty, in thông báo của công ty…Do đó, việc in 2 mặt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản kinh phí không hề nhỏ.

Ngoài việc giúp tiết kiệm giấy, in 2 mặt cũng là cách gián tiếp giúp mỗi người rèn kỹ năng tiết kiệm trong cuộc sống, tiết kiệm từ những thứ nhỏ nhất, cho đến những thứ quan trọng nhất, tất cả cần phải có quá trình để mài dũa.

Vì sao cần học cách in 2 mặt?

Lợi ích của cách in 2 mặt đã rõ, nhưng vì sao lại cần phải học cách in 2 mặt? Lý do là không phải tất cả các loại máy in đều được cài đặt sẵn chế độ tự động in 2 mặt, chính vì vậy việc học cách in 2 mặt sẽ giúp công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.

Đơn cử như việc cấp trên giao cho bạn nhiệm vụ in 2 mặt tập tài liệu nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh của công ty, nhưng máy in tại công ty bạn lại không hỗ trợ tính năng in 2 mặt. Vậy trong trường hợp này, bạn sẽ xử lý như thế nào? 

– Báo cáo với sếp là “Máy in của công ty chỉ in được 1 mặt thôi sếp ạ, tập tài liệu này em sẽ chuyển sang in 1 mặt thôi sếp nhé!?”

– “Xin lỗi sếp! Em không biết in 2 mặt, em chỉ biết in 1 mặt thôi ạ. Hay để em nhờ chị A, B,C, D…in hộ sếp nhé?”

– “Máy in công ty mình chỉ in được 1 mặt thôi sếp ơi. Để em chạy xuống quán photo dưới toàn nhà in 2 mặt ạ, kiểu gì máy in của họ cũng có chế độ in 2 mặt”….

Bạn còn cách xử lý nào hay ho hơn không, nếu không cho dù bạn chọn 1 trong số những giải pháp vừa nêu, chắc chắn vị trí của bạn trong mắt sếp sẽ bị tụt dốc không phanh, đơn giản vị khả năng linh hoạt trong công việc của bạn chưa thực sự tốt.

Do đó, nếu bạn biết cách in 2 mặt trong Word cũng như trong Excel, công việc của bạn sẽ đơn giản đi rất nhiều.

Cách kiểm tra máy in có hỗ trợ in 2 mặt hay không

Không phải tất cả các loại máy in trên thị trường hiện nay đều hỗ trợ in 2 mặt, chính vì vậy trong quá trình cần in 2 mặt bạn phải kiểm tra máy in của mình có hỗ trợ tính năng này không nhé. Với những máy in có hỗ trợ in 2 mặt, các thao tác sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn, nhưng với những máy in không hỗ trợ, bạn sẽ mất thêm chút thời gian để thực hiện các thao tác thủ công.

Để biết được liệu rằng máy in của cơ quan mình có hỗ trợ tính năng in 2 mặt hay không, một là bạn theo dõi tờ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất được đính kèm khi mua máy in, hai là bạn thực hiện theo thủ thuật dưới đây:

Nếu máy in có tùy chọn Print on Both Sides, nghĩa là máy in đó hỗ trợ in 2 mặt
Nếu máy in có tùy chọn Print on Both Sides, nghĩa là máy in đó hỗ trợ in 2 mặt

Bước 1: Đầu tiên, bạn click vào tab File > Print. 

Bước 2: Trong phần Settings, nếu bạn thấy có mục Print on Both Sides điều đó có nghĩa là máy in của bạn hỗ trợ tính năng in 2 mặt.

Lưu ý: Có những trường hợp trên cùng một máy tính kết nối với nhiều máy in khác nhau, để in tài liệu thành 2 mặt bạn phải kiểm tra từng máy in, để biết chính xác máy nào hỗ trợ in 2 mặt để chọn lựa nhé. Cách kiểm tra, bạn cũng thực hiện theo các thao tác tương tự như đã hướng dẫn ở trên.

Cách in 2 mặt trong Word

Có khá nhiều cách in 2 mặt trong Word được áp dụng cho cả máy in hỗ trợ in 2 mặt và máy in không hỗ trợ in 2 mặt. Tuy nhiên, cách in 2 mặt được giới thiệu dưới đây là một trong những cách làm đơn giản nhất, giúp việc học cách in của bạn dễ hiểu hơn.

Máy in không hỗ trợ in 2 mặt

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc dùng lệnh in đó là tại file cần in, phía trên thanh công cụ có tùy chọn “File”, bạn click chuột vào đó và bấm chọn “Print”. Lưu ý máy tính phải được kết nối với máy in trước khi thực hiện các thao tác in này nhé.

Bước 2: Hộp thoại  Print hiện ra, bạn bấm chọn Odd Page để in trang các lẻ 

Bước 3: Thao tác tiếp theo bấm chọn Options, nhưng lưu ý không click vào ô Reverse print order

Bước 4: Như vậy đến bước này bạn đã hoàn tất việc in các trang lẻ. Để in các trang chẵn, bạn đảo ngược tất cả các tài liệu mới in xong và tiến hành in. Tuy nhiên lần thao tác này bạn chọn Even pages 

Bước 5: Tiếp theo bấm Reverse print order và click vào OK để in những trang còn lại

Lưu ý, nhằm tránh việc sai sót cũng như lãng phí giấy trong quá trình in khi bạn chưa thực sự các thao tác của mình liệu có đúng hay không. Hãy in nháp để lấy kinh nghiệm trước đã nhé, sau đó mới tiến hành in với số lượng lớn.

Máy in hỗ trợ in 2 mặt

Với những máy in có hỗ trợ in 2 mặt, các thao tác dường như sẽ đơn giản hơn so với việc thực hiện các thao tác trên những máy không hỗ trợ in 2 mặt. Cụ thể:

Cách in 2 mặt trong Word với máy in hỗ trợ in 2 mặt
Cách in 2 mặt trong Word với máy in hỗ trợ in 2 mặt

Bước 1: Cũng tương tự như bước 1 đối với những máy không hỗ trợ in 2 mặt, bạn mở file cần in, sau đó trên thanh công cụ bạn chọn mục File  > Print, hoặc dùng tổ hợp phím gồm Ctrl + P để in.

Bước 2: Hộp thoại Print Properties được mỏ ra, bạn click chuột vào Finishing  > Print on both sides. Bây giờ bạn chỉ cần chờ cho máy thực hiện lệnh là xong, rất đơn giản đúng không nào.

Cách in hai mặt trong PDF

Tài liệu ngoài định dạng Word còn rất nhiều định dạng khác nhau, tuy nhiên trong bài viết này chúng tôi chỉ giới thiệu đến bạn cách in 2 mặt đối với tài liệu có định dạng PDF và định dạng Excel. 

Cách in 2 mặt trong PDF
Cách in 2 mặt trong PDF

Bước 1: Đầu tiên bạn tải Foxit Reader hoặc Adobe Reader để được những file có định dạng PDF.

Thông thường, nếu máy tính của bạn không được hỗ trợ cài đặt sẵn hoặc bạn không tải về phần mềm hỗ trợ đọc bản PDF, thì cho dù bạn tải bản PDF về máy tính cũng không thể đọc được nội dung của nó. Chính vì vậy, đây là một trong những bước cơ bản đầu tiên mà bạn cần làm nếu muốn in 2 mặt bản PDF.

Để tải phần mềm đọc bản PDF này, bạn chỉ cần gõ từ khóa “ Foxit Reader” hoặc “Adobe Reader” trên Google, rất nhiều đường link sẽ hiện ra để bạn chọn lựa. Lưu ý, nếu máy tính của bạn đã có sẵn phần mềm này thì không cần thực hiện bước 1 này nữa nhé.

Bước 2: Sau khi đã tải được phần mềm đọc bản PDF về máy, lúc này bạn mở file PDF cần in và bấm chọn Print hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P.

Bước 3: Cách in những trang lẻ thì bạn cần đánh dấu trang cần in, tiếp đến vào hộp thoại Subset > Odd Pages only  > OK để bắt đầu in.

Bước 4: Cách in trang chẵn, bạn cũng thực hiện các thao tác tương tự như đối với cách in các trang lẻ. Vào hộp thoại Subset > Even pages only > OK 

Cách in 2 mặt trong Excel

Với Excel cũng có máy in hỗ trợ in 2 mặt, nhưng cũng có máy in không hỗ trợ thao tác này. Mặc dù vậy bạn vẫn có thể tiến hành in 2 mặt bình thường theo hướng dẫn dưới đây.

Máy in không hỗ trợ in Excel 2 mặt

Cách 1: Bạn mở File Excel cần in, sau đó bôi đen toàn bộ File và nhấn chuột phải chọn Copy để sao chép toàn bộ dữ liệu cần in sang Word Paste.

Hoặc bạn có thể vào mục Edit > Paste special > Microsoft Excel Worksheet Object > OK để hoàn tất việc dán dữ liệu sang Word. 

Khi đã sao chép được toàn bộ dữ liệu vào Word Paste, để in 2 mặt bạn cũng tiến hành in theo chế độ trang chẵn và lẻ như đã giới thiệu ở trên nhé.

Cách 2: Mở File Excel cần in, thực hiện lệnh Copy > Paste Special > Values > OK. Sau đó cũng tiến hành in trang chẵn và trang lẻ như đã giới thiệu.

Máy in hỗ trợ in Excel 2 mặt

Với máy in hỗ trợ in 2 mặt, các thao tác để thực hiện cũng đơn giản hơn, bạn chỉ cần thực hiện theo lệnh sau là được:

Mở File Excel cần in, sau đó bạn thực hiện lệnh như sau: chọn mục File > Print > Properties > Finishing > Print on both sides.

Như vậy, qua bài viết này chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn một số cách in 2 mặt trong Word, PDF, Excel ở cả máy in hỗ trợ tính năng in 2 mặt và máy in không hỗ trợ in  2 mặt. Hy vọng với những gì vừa được chia sẻ, có thể giúp ích cho công việc in ấn của các bạn thuận tiện hơn, nhất là với những người làm công việc hành chính, văn phòng. Tuy nhiên để có thể nhớ lâu các lệnh khi thực hiện, bạn nên thao tác thường xuyên để tránh tình trạng quên các lệnh trong quá trình in nhé.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *